Tìm kiếm

  Album Ảnh

  Các chuyên mục

  Quy trình ISO

Duy trì cải tiến
Ngày đăng 24/04/2017 | 04:56  | View count: 1395

 

DUY TRÌ CẢI TIẾN 

1.    MỤC ĐÍCH  
Quy trình này qui định các hình thức và biện pháp cần thực hiện để duy trì và thường xuyên cải tiến hiệu lực, hiệu quả của Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) của UBND Quận Tây Hồ
2.    PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng cho hoạt động đánh giá, xem xét và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng thực hiện tại UBND Quận Tây hồ.
3.    TÀI LIỆU LIÊN QUAN 
-    Tiêu chuẩn ISO 9001:2000
-    Sổ tay chất lượng
-    Các quy trình của các đơn vị liên quan
4.    THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA 
    - HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng 
    - KP- PN: Khắc phục – Phòng ngừa
5.    NỘI DUNG 
5.1 Các hoạt động duy trì và cải tiến HTQLCL 
HTQLCL của UBND được duy trì và cải tiến thường xuyên thông qua thực hiện các hoạt động sau: 
-    Thiết lập và phấn đấu để đạt được các mục tiêu về chất lượng; 
-    Đánh giá nội bộ; 
-    Phân tích các kết quả đánh giá của các tổ chức, các cá nhân, về chất lượng công việc của UBND Quận; phân tích thông tin phản hồi của các đối tác, tổ chức, công dân; thông tin về sai lỗi trong quá trình thực hiện công việc…; 
-    Thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa; 
-    Xem xét của lãnh đạo về hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng; 
-    Đề xuất cải tiến.
5.2 Hoạch định và tổ chức triển khai các hoạt động duy trì và cải tiến HTQLCL
5.2.1    Họp xem xét của lãnh đạo về hệ thống quản lý chất lượng

 
5.2.1.1 Lưu đồ các bước thực hiện

 


5.2.1.2 Diễn giải các bước thực hiện
a.    Xác định thời gian / thông báo
    UBND Quận Tây hồ tổ chức cuộc họp xem xét của Lãnh đạo về việc áp dụng HTQLCL vào công tác quản lý, cuộc họp được tiến hành ít nhất là 01 lần/ năm, sau mỗi cuộc đánh giá chất lượng nội bộ. Trong trường hợp cần thiết, Trưởng ban ISO có thể tổ chức cuộc họp đột xuất.
Nội dung cuộc họp xem xét của lãnh đạo bao gồm những nội dung sau:
a)    Kết quả các cuộc đánh giá
b)    Phản hồi, khiếu nại, kiến nghị của của các tổ chức, công dân
c)    Việc thực hiện các quy trình tác nghiệp đã xây dựng
d)    Tình trạng của các biện pháp khắc phục và phòng ngừa
e)    Các hành động tiếp theo từ các cuộc xem xét của lãnh đạo lần trước
f)    Những thay đổi có thể ảnh hưởng đến hệ thống quản lý chất lượng 
g)    Các khuyến nghị về cải tiến
-    Thư ký ISO có trách nhiệm đề xuất về thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp với Trưởng ban ISO. 
-    Sau khi Trưởng ban ISO ra quyết định tổ chức cuộc họp, thư ký ISO/ văn thư gửi  thông báo triệu tập cuộc họp xem xét của Lãnh đạo  tới các cán bộ liên quan.
-    Thành phần tham dự cuộc họp xem xét của lãnh đạo bao gồm:
+ Trưởng ban chỉ đạo ISO là người chủ trì cuộc họp
+ Trưởng các phòng chuyên môn và các thành viên ban ISO
+ Thủ trưởng các đơn vị có liên quan trong hệ thống quản lý chất lượng
+ Thư ký Ban chỉ đạo ISO 
+ Các thành viên khác nếu cần thiết
b.    Chuẩn bị báo cáo
    Thủ trưởng các phòng/ban chuyên môn có trách nhiệm chuẩn bị báo cáo và nộp cho Trưởng ban ISO ít nhất 5 ngày trước khi cuộc họp bắt đầu. Báo cáo bao gồm các nội dung sau đây:
-    Tình hình chung về việc áp dụng HTQLCL tại các phòng, ban do mình phụ trách.
-    Các hành động khắc phục, phòng ngừa, các đối sách tạm thời, đối sách lâu dài.
-    Các biện pháp nâng cao chất lượng công việc của từng phòng, ban. Tình hình thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến các đối sách tạm thời, đối sách lâu dài của từng phòng, ban.
-    Kết quả đánh giá nội bộ gần nhất và việc khắc phục.
Thư ký ban ISO tập hợp các báo cáo, lập báo cáo chung về tình hình áp dụng hệ thống chất lượng gồm các nội dung:
-    Kết quả đánh giá chất lượng nội bộ gần nhất.
-    Hành động khắc phục phòng ngừa
-    Việc đạt được chính sách, mục tiêu chất lượng của UBND.
-    Các vấn đề chất lượng khác nếu có.
c.    Tiến hành cuộc họp xem xét của lãnh đạo
-    Trưởng ban ISO và các trưởng phó phòng báo cáo tình hình dựa trên các thông tin đã chuẩn bị.
-    Xem xét kết quả đánh giá nội bộ gần nhất.
-    Tình hình tiếp nhận và giải quyết thông tin phản hồi của các tổ chức, công dân.
-    Tình trạng của các hành động khắc phục phòng ngừa.
-    Các hành động tuân thủ theo các xem xét của lãnh đạo lần trước
-    Xem xét các vấn đề /công việc có thể dẫn đến việc thay đổi văn bản hệ thống chất lượng.
-    Xem xét vấn đề liên quan đến hệ thống chất lượng.
-    Các thành viên tiến hành xem xét các vấn đề, đề xuất phương án giải quyết.
d.    Lập biên bản cuộc họp và lưu hồ sơ
-    Tổ thư ký giúp việc ban chỉ đạo ISO phân công người ghi biên bản cuộc họp. Trong biên bản cuộc họp cần ghi rõ kết luận và quyết định đối với mỗi vấn đề được xem xét. Trưởng ban chỉ đạo ISO phê duyệt biên bản cuộc họp xem xét của lãnh đạo trước khi gửi đến những người liên quan.
-    Kết thúc cuộc họp xem xét của lãnh đạo, Trưởng ban chỉ đạo ISO định hướng và đưa ra được các quyết định và hành động liên quan đến:
o    Việc nâng cao tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến các quá trình hệ thống.
o    Việc cải tiến việc xử lý các công việc liên quan đến các tổ chức và công dân.
o    Nhu cầu về nguồn nhân lực.
-    Ban chỉ đạo ISO (Tổ thư ký giúp việc) có trách nhiệm gửi các biên bản họp tới những người liên quan, lưu toàn bộ hồ sơ liên quan đến cuộc họp xem xét của lãnh đạo và theo dõi việc thực hiện các quyết định đưa ra trong cuộc họp
5.2.2    Đánh giá nội bộ
5.2.2.1    Lưu đồ các bước thực hiện:

 


5.2.2.2 Diễn giải các bước thực hiện:
    UBND Quận Tây hồ tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ ít nhất 1 năm 1lần.
a. Lập chương trình đánh giá
    Thư ký ban ISO đề xuất Kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ theo BM.02.01 và trình Trưởng ban ISO phê duyệt. Kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ cần xác định rõ:
-    Thành phần đoàn đánh giá (bao gồm trưởng nhóm đánh giá và các đánh giá viên)
-    Thời gian tiến hành đánh giá
-    Địa điểm (các phòng ban sẽ được đánh giá)
Thư ký ban ISO có trách nhiệm thông báo kế hoạch ĐGNB tới các đơn vị, các đánh giá viên và chuẩn bị các phiếu ghi chép đánh giá nội bộ.
b. Tiến hành đánh giá và lập báo cáo đánh giá
    Các nhóm đánh giá căn cứ theo kế hoạch ĐGNB đã được phê duyệt tiến hành đánh giá tại các đơn vị, ghi chép kết quả đánh giá vào Phiếu ghi chép (theo BM.02.02).
    Sau khi kết thúc cuộc đánh giá, các đánh giá viên viết báo cáo (BM.02.03), ghi rõ các nội dung không phù hợp, các điểm lưu ý, thống nhất với trưởng đoàn đánh giá về nội dung các báo cáo đánh giá.
c. Lập báo cáo tổng hợp và đề xuất phương án khắc phục
    Trưởng đoàn đánh giá có trách nhiệm tổng hợp các báo cáo đánh giá chất lượng nội bộ và đề xuất phương án giải quyết trình Trưởng ban ISO xem xét, phê duyệt.
d. Khắc phục các điểm không phù hợp
    Trên cơ sở phương án đã được phê duyệt, thư ký ISO lập phiếu yêu cầu thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa theo mẫu BM-02-04 kèm theo các báo cáo kết quả đánh giá nội bộ gửi tới các phòng liên quan.
    Phòng/cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa theo thời gian đã định. 
h. Kiểm tra việc thực hiện các hành động khắc phục – phòng ngừa tại các đơn vị
-    Phòng/ cá nhân liên quan thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa. Sau khi kết thúc, gửi phiếu khắc phục – phòng ngừa kèm theo các bằng chứng về hành động đã thực hiện. Trưởng đoàn đánh giá kiểm tra xác nhận kết quả của việc thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa.
-    Thư ký ISO cập nhật các hành động khắc phục, phòng ngừa ở sổ theo dõi hành động khắc phục phòng ngừa BM-02-05.
-    Thư ký ban ISO có trách nhiệm lưu toàn bộ hồ sơ của hoạt động đánh giá chất lượng nội bộ.
 

5.3.    Tiến hành các hành động khắc phục – phòng ngừa, cải tiến
5.3.1 Lưu đồ quá trình:

 


5.3. Mô tả công việc và biểu mẫu:
5.3.2.1 Phát hiện và ghi nhận vấn đề cần thực hiện hành động KP-PN:

Các nguồn thông tin đầu vào để xác định vấn đề cần hành động KP có thể là:
- Kết quả xem xét của lãnh đạo.
- Kết quả đánh giá chất lượng nội bộ.
- Sự không phù hợp trong hệ thống quản lý.
- Lỗi của qui trình hoạt động.
- Các khiếu nại, các công văn phản ánh về chất lượng.
Tất cả CB,CC khi phát hiện các vấn đề cần thực hiện KP-PN đều có trách nhiệm lập Phiếu Yêu cầu Hành động KP-PN (BM-02-04) và chuyển về thư ký Ban ISO. 
5.3.2.2 Tiếp nhận và tổng hợp Phiếu yêu cầu hành động KP-PN:
Thư ký Ban ISO có nhiệm vụ tiếp nhận và tổng hợp tất cả các phiếu yêu cầu hành động KP-PN vào sổ theo dõi KP-PN theo mẫu BM-02-05, chuyển các phiếu KP-PN tới Trưởng ban ISO lấy ý kiến chỉ đạo và chuyển phiếu tới các phòng chuyên môn theo ý kiến chỉ đạo để thực hiện.
5.3.2.3 Điều tra nguyên nhân:
Thủ Trưởng các đơn vị nơi có vấn đề cần KP-PN, Ban chỉ đạo ISO, Phòng liên quan tổ chức thực hiện điều tra về nguyên nhân gây ra cho mỗi vấn đề cần KP-PN phát sinh trong quá trình hoạt động chất lượng. Nguyên nhân cần được ghi nhận vào mẫu BM-02-04.
5.3.2.4. Đề ra các biện pháp khắc phục:
Trên cơ sở báo cáo kết quả điều tra, trưởng các đơn vị có vấn đề cần KP-PN, phòng liên quan, đề ra các biện pháp xác định hành động KP, PN cần thiết và thời gian thực hiện để loại bỏ nguyên nhân gây ra vấn đề cần KP-PN và bảo đảm rằng các vấn đề này không lặp lại khi tiến hành các công việc tương tự. Các biện pháp xử lý phải được ghi vào mẫu BM-02-04.
5.3.2.5. Thực hiện các biện pháp KP-PN:
Thủ trưởng các đơn vị được phân công tiến hành thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các biện pháp khắc phục, phòng ngừa được đề ra.
5.3.2.6. Đánh giá hoạt động KP-PN:
Khi được thông báo hành động khắc phục, phòng ngừa đã hoàn tất hoặc theo hạn định trong báo cáo, Trưởng Ban chỉ đạo ISO, đại diện phòng liên quan xác nhận các hoạt động khắc phục, phòng ngừa đã được tiến hành, các vấn đề cần KP-PN đã được thực hiện phù hợp với các yêu cầu đề ra.
Thư ký ISO cập nhật kết quả KP-PN vào Sổ theo dõi KP-PN theo BM-02-05
Trưởng ban chỉ đạo ISO tổng kết đánh giá hiệu quả các hoạt động khắc phục, phòng ngừa. Nếu các biện pháp thực hiện không hiệu quả thì tiếp tục đề xuất các biện pháp khác.

6. Hồ sơ: 
-    Các báo cáo, biên bản liên quan họp xem xét của lãnh đạo 
-    Kế hoạch, báo cáo đánh giá chất lượng nội bộ;
-    Phiếu yêu cầu thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa và các bằng chứng kèm theo; 
-    Sổ theo dõi hành động khắc phục/ phòng ngừa.
    Các hồ sơ trên do thư ký ban ISO lưu giữ ít nhất trong 01 năm.
7. Phụ lục: 
-    BM-02-01: Kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ
-    BM-02-02: Phiếu ghi chép kết quả đánh giá nội bộ    
-    BM-02-03: Báo cáo đánh giá nội bộ
-    BM-02-04: Yêu cầu hành động khắc phục, phòng ngừa
-    BM-02-05: Sổ theo dõi hành động khắc phục, phòng ngừa.

 

Tệp đính kèm
1. QT-02 Duy tri cai tien