Quy trình mua sắm nội bộ trang thiết bị, vật tư, công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm

1

Mục đích:

- Nhằm nâng cao tính tự chủ trong quản lý và sử dụng kinh phí hành chính và hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ được giao góp phần nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước.

- Tạo tính chủ động cho các phòng trong việc mua sắm, sửa chữa đối với nguồn kinh phí tự chủ trong chi hoạt động thường xuyên, các phòng thực hiện các quy trình thủ tục đề xuất mua sắm đối với gói mua sắm hàng hoá trang thiết bị, vật tư văn phòng phẩm, sửa chữa, thay thế công cụ dụng cụ tài sản trong đơn vị.

2

Phạm vi:

Quy trình lập hồ sơ mua sắm nội bộ trang thiết bị vật tư - văn phòng phẩm áp dụng thống nhất đối với cán bộ, viên chức, người lao động làm việc tại Ban quản lý dự án ĐTXD quận Tây Hồ.

3

Nội dung quy trình

3.1

Căn cứ pháp lý

- Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26 tháng 11 năm 2013 của Quốc hội;

- Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26 tháng 6 năm 2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu;

- Thông tư số 58/2016/TT-BTC ngày 29 tháng 3 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định chi tiết việc sử dụng vốn Nhà nước để mua sắm nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan Nhà nước, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp;

- Quyết định 17/2019/QĐ-TTg ngày 08 tháng 4 năm 2019 của Thủ tướng Chính phủ về một số gói thầu, nội dung mua sắm nhằm duy trì hoạt động thường xuyên được áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt theo quy định tại điều 26 Luật Đấu thầu.

3.2

Các tài liệu phục vụ giải quyết công việc

Bản chính

Bản sao

Báo cáo đề xuất; Đề nghị thanh toán kèm 03 báo giá; Chứng từ liên quan

x

3.3

Số lượng

01 bộ

3.4

Thời gian xử lý công việc

05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, chứng từ

3.5

Quy trình xử lý công việc

I

* Các bước đề xuất mua sắm chung:

B1

Căn cứ nhu cầu sử dụng thực tế vật tư văn phòng phẩm, sửa chữa, thay thế dụng cụ tài sản, các phòng lập Báo cáo đề xuất, thông báo với bộ phận Quản trị hành chính (Phòng Kế hoạch - Tổng hợp) để kiểm tra rà soát yêu cầu và cùng thống nhất nội dung phương án, kinh phí trình với Ban Giám đốc để xin phê duyệt chủ trương thực hiện.

B2

- Sau khi đã được Ban Giám đốc phê duyệt chủ trương, bộ phận Quản trị hành chính thực hiện triển khai theo nhu cầu của phòng chuyên môn.

Trường hợp có hạng mục không được phê duyệt, bộ phận Quản trị hành chính thông báo lại cho phòng chuyên môn.

- Trường hợp Báo cáo đề xuất được phê duyệt thì bộ phận Quản trị hành chính tiến hành lập dự toán kinh phí chi tiết các hạng mục trang thiết bị vật tư, VPP theo định mức quy định và tổ chức lựa chọn các đơn vị cung cấp có đủ khả năng đáp ứng đủ các yêu cầu, phù hợp, uy tín trên thị trường.

B3

Sau khi triển khai thực hiện xong kế hoạch được Ban Giám đốc phê duyệt, bộ phận Quản trị hành chính ký biên bản bàn giao nội dung yêu cầu với phòng chuyên môn.

II

* Các bước thủ tục thanh toán:

B1

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

* Đối với giá trị gói mua sắm dưới 05 triệu đồng đến 10 triệu đồng:

- 03 bản báo giá của 03 đơn vị (lựa chọn đơn vị cung cấp có chất lượng theo yêu cầu như nhau và đơn giá thấp nhất tại thời điểm mua).

- Biên bản bàn giao nghiệm thu hàng hóa.

- Hóa đơn tài chính.

Bộ phận kế toán

Giờ hành chính

Theo mục 3.2

* Đối với giá trị gói mua sắm từ 10 triệu đồng đến dưới 20 triệu đồng:

- 03 bản báo giá của 03 đơn vị (lựa chọn đơn vị cung cấp có chất lượng theo yêu cầu như nhau và đơn giá thấp nhất tại thời điểm mua).

- Ký hợp đồng mua bán, Biên bản nghiệm thu, Bảng xác định khối lượng công việc, Biên bản thanh lý hợp đồng.

- Hóa đơn tài chính.

Bộ phận kế toán

Giờ hành chính

Theo mục 3.2

* Đối với giá trị gói mua sắm từ 20 triệu đồng đến dưới 100 triệu đồng:

- 03 bản báo giá của 03 đơn vị (lựa chọn đơn vị cung cấp có chất lượng theo yêu cầu như nhau và đơn giá thấp nhất tại thời điểm mua).

- Biên bản họp xét duyệt lựa chọn đơn vị cung cấp.

- Quyết định phê duyệt lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt (theo quy định)

- Ký hợp đồng mua bán, Biên bản nghiệm thu, Bảng xác định khối lượng công việc, Biên bản thanh lý hợp đồng.

- Hóa đơn tài chính.

Bộ phận kế toán

Giờ hành chính

Theo mục 3.2

* Đối với giá trị gói mua sắm từ 100 triệu đồng đến dưới 200 triệu đồng:

- Báo giá: 03 đơn vị (Lựa chọn đơn vị cung cấp có chất lượng như nhau và đơn giá thấp nhất tại thời điểm mua);

- Tờ trình phê duyệt dự toán và kế hoạch lựa chọn nhà thầu (theo quy định);

- Quyết định phê duyệt dự toán và kế hoạch lựa chọn nhà thầu;

- Báo cáo đánh giá các báo giá (tham khảo mẫu phù hợp);

- Biên bản thương thảo hợp đồng (tham khảo mẫu phù hợp);

- Quyết định phê duyệt kết quả chỉ định thầu (tham khảo mẫu phù hợp);

- Hợp đồng kinh tế (tham khảo mẫu phù hợp);

- Biên bản  bàn giao nghiệm thu (tham khảo mẫu phù hợp);

- Bảng xác định khối lượng hoàn thành (tham khảo mẫu phù hợp);

- Hóa đơn tài chính;

- Biên bản thanh lý hợp đồng (tham khảo mẫu phù hợp).

Bộ phận kế toán

Giờ hành chính

Theo mục 3.2

B2

Nhập kho và cấp phát hàng hóa, vật tư

Bộ phận kế toán

Phiếu nhập kho

B3

Xuất kho

Bộ phận kế toán

Phiếu xuất kho

4

Biểu mẫu

1. Báo giá

2. Đề xuất

3. Biên bản họp

4. Quyết định lựa chọn đơn vị cung cấp

5. Hợp đồng, BB thanh lý hợp đồng, hóa đơn tài chính

6. Các văn bản khác có liên quan (nếu có).

5

Lưu hồ sơ

Theo quy định