Quy trình Quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi, quản lý con dấu của Văn phòng

1

Mục đích:

Quy trình này được ban hành nhằm đảm bảo sự thống nhất về thủ tục tiếp nhận, xử lý, phân phối văn bản đến, ban hành văn bản đi gắn với công tác ứng dụng công nghệ thông tin tại UBND quận.

2

Phạm vi:

Quy trình được áp dụng đối với tất cả các văn bản đến và đi của UBND quận. Văn phòng HĐND & UBND quận chủ trì thực hiện quy trình này.

3

Nội dung quy trình: 

3.1

Cơ sở pháp lý

- Căn cứ Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước;

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

- Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND ngày 12/6/2020 của UBND Thành phố Hà Nội ban hành quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội.

- Căn cứ Quyết định 1032/QĐ-BNV ngày 01/12/2020 của Bộ Nội vụ về Ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ .

3.2

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Kết quả

*Quản lý, giải quyết văn bản đến

B1

Tiếp nhận văn bản đến

Bộ phận VT

Giờ hành chính

B2

Xử lý văn bản đến:

- Đối với văn bản điện tử:

+ Tiếp nhận, kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản, đăng ký và chuyển lãnh đạo xử lý.

+ Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 21 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP hoặc gửi sai nơi nhận thì phải báo cáo lãnh đạo phòng có ý kiến chỉ đạo và phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì văn thư phải báo cáo cho lãnh đạo phòng có ý kiến chỉ đạo và thông báo cho nơi gửi văn bản.

- Đối với văn bản giấy:

+ Tiếp nhận, phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu "Đến", số hóa văn bản (Scan), cập nhật vào hệ thống QLVB nội bộ, các trường thông tin đầu vào (số, ký hiệu, trích yếu, thời hạn...); đính kèm văn bản điện tử vào Hệ thống QLVB nội bộ.

+ Văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức, đoàn thể thuộc cơ quan phòng LĐTB&XH (Văn thư lập danh sách  theo thông tin ghi ngoài bì và chuyển nguyên cả bì thư cho tổ chức, cá nhân có tên ghi trên bì thư).

+ Đối với bì văn bản là đơn thư khiếu nại tố cáo, thư bảo đảm phải giữ lại bì thư để tiện kiểm tra khi cần thiết.

+ Những bì văn bản có đóng dấu “khẩn”, “thượng khẩn”,  “hỏa tốc” phải được bóc ngay và trình lãnh đạo giải quyết kịp thời.

Bộ phận VT

Ngay sau khi tiếp nhận văn bản

B3

 Lãnh đạo phòng cho ý kiến xử lý, phê duyệt và quản lý văn bản nội bộ.

Đ/c Trưởng phòng

Trong ngày

B4

Căn cứ vào ý kiến phân loại , Văn thư in phiếu xử lý văn bản và đính vào công văn đến rồi gửi tới các lãnh đạo phòng.

Bộ phận VT

Trong ngày

B5

Trưởng phòng phân loại và giao nhiệm vụ đến các Phó Trưởng phòng và công chức, LĐHĐ

Các Phó Trưởng phòng và Công chức, LĐHĐ được phân công

Trong ngày

 B6

Công chức, viên chức, HĐLĐ được phân công giải quyết tiến hành nghiên cứu công văn, thu thập tài liệu, văn bản tham khảo và tiến hành các biện pháp xử lý thích hợp, báo cáo kết quả xử lý cho lãnh đạo đơn vị bằng văn bản.

Công chức, HĐLĐ được phân công

Thời gian thực hiện theo ý kiến chỉ đạo và theo quy trình cụ thể của bộ phận

*Quản lý, giải quyết văn bản đi 

B1

Công chức, viên chức, HĐLĐ được phân công thực hiện các công việc sau:

 - Nghiên cứu các tài liệu liên quan đến vụ việc cần giải quyết. 

- Soạn thảo văn bản đảm bảo các quy định về thể thức văn bản, nội dung tuân thủ đúng quy định của pháp luật. 

- Văn bản sau khi soạn thảo được trình lãnh đạo đơn vị xem xét kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.)

Công chức, viên chức, HĐLĐ được phân công soạn thảo văn bản

Các Phó phòng, Công chức được phân công soạn thảo văn bản 

Theo ý kiến chỉ đạo 

Văn bản tham mưu

B2

- Đối với các vản bản đã đạt yêu cầu, Trưởng phòng ký duyệt, Văn thư thực hiện thủ tục ban hành văn bản.

- Đối với các văn bản chưa đạt yêu cầu, Trưởng phòng trả lại để chuyên viên thụ lý chỉnh sửa, sau khi hoàn thiện, trình lại lãnh đạo ký duyệt.

Trưởng phòng

Tùy theo tính chất, nội dung, mức độ của văn bản nhưng không quá 01 ngày

Công văn đi

B3

- Cán bộ, công chức được phân công đề nghị Văn thư cấp số công văn đi.

+ Thể thức, kỹ thuật đối với văn bản giấy.

+ Thể thức, kỹ thuật, chuyển định dạng đối với văn bản điện tử

- Cho số, ngày, tháng văn bản, nhân bản, đóng dấu

- Số lượng bản phát hành đúng như nơi nhận.

- Đóng dấu toàn bộ văn bản, không được để lại bản “mộc”.

 - Phát hành văn bản giấy đến nơi không có điều kiện nhận hoặc sử dụng văn bản điện tử.

- Thực hiện số hóa, ký số của cơ quan và phát hành văn bản điện tử

Bộ phận Văn thư,

CBCC được phân công

Ngay sau khi văn bản được duyệt 

Sổ theo dõi văn bản đi

B4

- Văn thư lưu bản gốc của văn bản đi và các bản phụ lục (nếu có).

- Toàn bộ văn bản đi được sắp sếp theo thứ tự từ bé đến lớn, đưa vào các hồ sơ lưu trữ theo đúng quy định.

Bộ phận văn thư

Theo quy định của công tác VT

B5

Văn thư sắp xếp theo thứ tự, scan đính lên phần mềm Điều hành và quản lý nội bộ, đồng thời đăng ký đầy đủ các thông tin văn bản đi, phân quyền xem văn bản cho các phòng, ban đơn vị/cơ quan liên quan

Bộ phận Văn thư

Theo quy chế công tác văn thư

*Quản lý văn bản đi, đến đối với các văn bản bí mật nhà nước:  

Thực hiện Nghị định số 26/2020/NĐ- CP ngày 28/02/2020 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước.

4

Biểu mẫu

Không áp dụng

5

Lưu hồ sơ

Theo quy định

* Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

1

Mục đích: 

Thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu

2

Phạm vi:

Áp dụng đối với cán bộ văn thư giữ và đóng dấu tại phòng

3

Nội dung quy trình

3.1

Cơ sở pháp lý

Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu

3.2

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Kết quả

B1

- Các cá nhân sau khi nhận được văn bản có chữ ký của Lãnh đạo phòng lấy số, phô tô nhân bản và đóng dấu. 

- Không giao dấu cho người khác khi chưa được phép của Lãnh đạo phòng

Văn thư giữ dấu

Trong ngày

Các văn bản

B2

 Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của phòng. Chỉ được đóng dấu vào những văn bản sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền

Văn thư giữ dấu

Trong ngày

Các văn bản

B3

- Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

Văn thư giữ dấu

Trong ngày

Các văn bản