Quy trình soạn thảo, ban hành và tiếp nhận văn bản mật

1

Mục đích:

Quy định trình tự soạn thảo, ban hành và tiếp nhận văn bản mật nhằm giải quyết kịp thời, chính xác và quản lý văn bản mật chặt chẽ, đảm bảo an toàn, bí mật thông tin nhà nước đối với các loại văn bản mật đi, văn bản mật đến của phòng Tài chính - Kế hoạch.

2

Phạm vi:

Áp dụng đối với việc quản lý và giải quyết văn bản mật đến, văn bản mật đi của phòng Tài chính - Kế hoạch.

3

Nội dung quy trình giải quyết công việc

3.1

Căn cứ pháp lý:

- Luật Bảo vệ bí mật nhà nước số 29/2018/QH14 ngày 15/11/2018;

- Nghị định 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước;

- Thông tư số  24/2020/TT-BCA ngày 10/3/2020 của Bộ Công an về Ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác Bảo vệ bí mật nhà nước.

3.2

Các tài liệu phục vụ giải quyết công việc

Bản chính

Bản sao

Văn bản mật đến trực tiếp

x

-

Văn bản mật đi (tài liệu trình Lãnh đạo phòng, Lãnh đạo quận ký ban hành)

3.3

Số lượng:

01 bộ

3.4

Thời gian xử lý công việc:

Theo thời hạn của văn bản hoặc theo chỉ đạo của lãnh đạo UBND Quận

3.4

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Đơn vị phối hợp

Thời gian

Kết quả

* Tiếp nhận văn bản mật đến

B1

Tiếp nhận văn bản mật đến

 CB Văn thư phòng TC-KH

Giờ hành chính

B2

Xử lý văn bản mật đến:

- CB văn thư phòng trực tiếp tiếp nhận văn bản mật đến và phải đăng ký vào “Sổ đăng ký văn bản mật đến” trên máy tính không kết nối với tất cả các mạng, hoặc viết tay.

- Trường hợp ngoài bì có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”, CB văn thư phòng vào sổ theo ký hiệu ngoài bì, không được mở bì và phải chuyển ngay đến người có tên trên phong bì. Nếu người có tên trên phong bì đi vắng và trên phong bì có dấu “Hỏa tốc” thì chuyển đến lãnh đạo phòng hoặc người được lãnh đạo phòng ủy quyền giải quyết.

- Trường hợp tài liệu gửi đến mà không thực hiện đúng quy định bảo vệ bí mật nhà nước thì chuyển đến lãnh đạo phòng hoặc người có tên trên phong bì giải quyết, đồng thời thông báo nơi gửi biết để có biện pháp khắc phục. Nếu phát hiện tài liệu gửi đến có dấu hiệu bóc, mở bì hoặc bị tráo đổi…thì người nhận báo ngay với lãnh đạo phòng để có biện pháp xử lý.

CB văn thư phòng TC-KH

0,5 ngày (Đối với văn bản khẩn: xử lý ngay)

B3

Trình lãnh đạo phòng xử lý giao nhiệm vụ đối với văn bản mật đến

Lãnh đạo phòng TC-KH

0,5 ngày (đối với văn bản khẩn: xử lý ngay)

B4

Ý kiến chỉ đạo giải quyết

Lãnh đạo phòng TC-KH

0,5 ngày (đối với văn bản khẩn: xử lý ngay)

B5

Tổ chức thực hiện

CB văn thư của phòng đăng ký vào sổ “Chuyển giao văn bản mật đến” và chuyển đến các đ/c chuyên viên được giao nhiệm vụ để thực hiện;

Chuyên viên phòng TC-KH (được giao nhiệm vụ)

Theo thời hạn của văn bản mật hoặc theo  chỉ đạo của lãnh đạo UBND Quận, lãnh đạo phòng TC-KH

B6

Giải quyết, lập hồ sơ công việc

Trong quá trình giải quyết công việc, văn bản phải được lưu giữ ở tủ có khóa an toàn hoặc két sắt;

Chuyên viên phòng TC-KH (được giao nhiệm vụ)

Các loại văn bản theo quy định

B7

Lưu văn bản mật đến

 - Khi đã giải quyết xong công việc, CB văn thư phòng TC-KH nhận lại văn bản mật đến (trừ văn bản có đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”) và đăng ký vào sổ “Chuyển giao văn bản mật đến”;

- Lưu giữ văn bản mật đến ở tủ có khóa an toàn hoặc két sắt.

CB văn thư phòng TC-KH

* Soạn thảo, ban hành văn bản mật đi

B1

Đề xuất độ mật của văn bản

- Chuyên viên phòng TC-KH (được giao nhiệm vụ) soạn thảo văn bản đề xuất người đứng đầu cơ quan hoặc người trực tiếp ký văn bản về độ mật, nơi nhận, số lượng bản phát hành, được phép hoặc không được phép sao chụp tài liệu.

- Soạn thảo trên máy vi tính không có kết nối tất cả các mạng.

Chuyên viên phòng TC-KH (được giao nhiệm vụ)

Tùy theo tính chất, nội dung, mức độ của văn bản nhưng không quá 0,5 ngày

B2

Soạn thảo văn bản mật

Soạn thảo văn bản trên máy vi tính không kết nối với tất cả các mạng.

Chuyên viên phòng TC-KH (được giao nhiệm vụ)

Tùy theo tính chất, nội dung, mức độ của văn bản

Dự thảo văn bản (Quyết định, Tờ trình, Báo cáo, công văn …)

B3

Ký duyệt văn bản mật

- Quay lại bước 1 đối với trường hợp cần phải chỉnh sửa, bổ sung

- Ký duyệt văn bản chính thức hoặc kí nháy văn bản tham mưu UBND Quận

Lãnh đạo phòng TC-KH

Tùy theo tính chất, nội dung, mức độ của văn bản nhưng không quá 01 ngày

Văn bản/dự thảo văn bản (Quyết định, Tờ trình, Báo cáo, công văn…) đã được lãnh đạo phòng TC-KH ký duyệt

B4

Trình UBND quận ký duyệt và ban hành đối với văn bản mật phòng TC-KH tham mưu UBND quận

CB Văn thư phòng TC-KH

Văn phòng HĐND&UBND quận

Tùy theo tính chất, nội dung, mức độ của văn bản nhưng không quá 0,5 ngày

Văn bản (Quyết định, Tờ trình, Báo cáo, công văn …)

B5

Phát hành văn bản của phòng

- Đăng ký vào “Sổ đăng ký văn bản mật đi” trên máy tính không kết nối với tất cả các mạng, hoặc viết tay;

- CB văn thư phòng căn cứ vào nơi nhận, số lượng bản phát hành để photto đủ số lượng, đúng quy định. Đóng dấu chỉ mức độ mật vào văn bản.

- Đối với văn bản có mức độ “Tối mật” hoặc “Mật” được bảo vệ bằng 01 lớp phong bì, ngoài bì đóng dấu chữ “B” (Tối mật) và chữ “C” (Mật);

- Đối với văn bản có mức độ “Tuyệt mật” phải được bảo vệ bằng 02 lớp phong bì. Bì trong ghi số, ký hiệu, tên người nhận, đóng dấu “Tuyệt mật” và được niêm phong bằng dấu của cơ quan ở bì ngoài. Bì ngoài ghi như gửi tài liệu thường và đóng dấu chữ “A”.

CB Văn thư phòng TC-KH

Không quá 0,5 ngày

Văn bản (Quyết định, Tờ trình, Báo cáo, công văn …)

B6

Gửi văn bản mật của phòng

Việc gửi tài liệu mật phải được quản lý bằng “Sổ chuyển giao văn bản mật”

CB Văn thư phòng TC-KH

Không quá 0,5 ngày

B7

Lưu văn bản mật đi của phòng

Văn bản mật đi sau khi phát hành, bản gốc và tất cả các văn bản liên quan phải được bảo quản ở tủ có khóa an toàn hoặc két sắt

CB Văn thư phòng TC-KH